قد يختلف معنى "وقت التنفيذ" حسب القطاع والمهمة والظروف. دعنا نلقي نظرة على "وقت التنفيذ" بشكل عام وندرس العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها أنت ومؤسستك تحقيق أوقات تنفيذ سريعة لعملائك وأعمال أخرى.
المعنى العام لـ "وقت التنفيذ" هو مدة العملية من البداية حتى الانتهاء.
بعبارة أخرى، عندما تبدأ إجراءً ما، مثل تسليم مهمة محددة مثل تسليم عنصر ما، ما مقدار الوقت الذي يستغرقه الانتهاء من هذا الإجراء؟ من البداية إلى النهاية، تُعرف هذه المدة باسم "وقت التسليم". إن وقت التسليم السريع أو القصير مرغوب فيه كثيرًا بالنسبة للعديد من الشركات مقارنة بالوقت الأطول.
في مختلف القطاعات والفرق، توجد عمليات خاصة يتم تقييمها من حيث إنتاجيتها وكفاءتها. وفي عدد لا يحصى من الحالات، يكون لفترة الإنجاز تأثير مباشر على النتيجة النهائية ويمكن أن تشكل مخاطر كبيرة. ومن خلال تقليل وقت المعالجة، يمكن للشركات تقليل تكاليف العمالة، على سبيل المثال لا الحصر.
إن تحقيق أوقات استجابة سريعة دون التخلي عن الجودة العالية هو هدف مفضل يستحق السعي لتحقيقه. وتتكون بعض الإجراءات المهمة للأعمال والتي تركز على سرعة الاستجابة من:
رعاية طبية موثوقة رعاية فردية
تطوير عناصر جديدة تمامًا
تفويض قروض العملاء
الموافقة على طلبات تمويل رأس المال
عمليات مختبرية فعالة
في كل سيناريو، يكون الفرق بين الحل المؤجل والحل السريع مهمًا وقد يؤدي إلى نتائج عكسية وإهدار الفرص. قد يؤدي عدم اتخاذ وقت سريع للتحرك إلى خسائر مالية لخدمتك.
إن هذه العملية غير موثقة وغير واضحة. فالعمليات تتم يدوياً وتتطلب قدراً كبيراً من المعالجة البشرية. كما أن تسليم المهام غير واضح أو يتم التعامل معه بشكل غير سليم. كما أن التواصل أثناء العملية غير كافٍ. والحلول منفصلة ومتجاوزة لصلاحيتها.
الكفاءة لا يتم تحديدها أو قياسها بشكل خاطئ أبدًا، مما يؤدي إلى إخفاء المشكلات.
يمكن لعملية تجديد العملية الكشف عن هذه المشكلات وبدء مبادرة لتقليل مدة الإجراء وتقليل أوقات التنفيذ وتعزيز الدقة والأداء والكفاءة وتجربة العميل/الموظف.
عندما يتم تحديد الاختناقات أو الأخطاء، فإن من بين نقاط البداية التي يجب النظر فيها هي الأجزاء اليدوية من عملياتك. قد يعني هذا النماذج أو السجلات الورقية، ورسائل البريد الإلكتروني المرسلة للموافقة، والبيانات المشتركة، وجداول البيانات المستخدمة للتتبع، وما إلى ذلك. كل هذه مؤشرات على التعامل المباشر مع البيانات واتخاذ القرارات.
يمكن تحقيق تبسيط الإجراءات بسرعة من خلال نقل الوظائف التي يتم تشغيلها يدويًا إلى نظام عملية آلي. أي نوع من المهام التي تلتزم بنمط محدد أو يمكن التحكم فيها من خلال منطق الشركة المحدد مسبقًا هو مرشح مثالي للأتمتة.
تعمل الأتمتة على تحسين وقت الاستجابة من خلال تقليل أوقات الاستجابة. فكر في العديد من النقاط التي يمكن أن تؤخر العامل البشري كجزء من المشروع. قد تنشأ وظائف أخرى أكثر إلحاحًا. قد يمرض الشباب ويحتاجون إلى رعاية. قد تؤدي الرحلات المخطط لها إلى تعطيل الروتين. قد يكون العامل الرئيسي في منطقة زمنية مختلفة قد انسحب مبكرًا من اليوم، ولن يتم اتخاذ قرارات التعريف حتى صباح اليوم التالي.
كانت هذه الأمور تحدث كل يوم، مما يتسبب في تفاقم التأخيرات والتأثير على الإنتاجية الإجمالية. عندما ترك آلان الاتصال مع بيتي، كانت غير قادرة على تسليم التفاصيل المهمة إلى شارلوت في الوقت المحدد. كانت شارلوت قد حددت يومًا كاملاً للعمل على الوظيفة، ولكن بسبب التأخير في التسليم، لم تحصل على الوظائف المطلوبة حتى اليوم التالي، عندما تم حجزها للمؤتمرات، وبالتالي تأخرت في التواصل مع ديفيد.
إعادة توزيع المهام على الفريق.
كل هذه الميزات، المتكاملة مع منطق الشركة لتوجيه الوظائف والمتطلبات بشكل مناسب، تضمن زيادة معدل الكفاءة بشكل كبير.
يمكن تطوير إجراء آلي باستخدام السحب والإفلات. يمثل الشكل كل مهمة ويمكن ربطه بمهام أخرى مختلفة في السلسلة الصحيحة (أو التفرع إلى جزء إضافي من الإجراء) لمحاكاة العمليات في العالم الحقيقي. إن الفعل البسيط المتمثل في وضع الإجراء بالكامل على الفور يجعل من الواضح أنه يمكن مناقشته وانتقاده من قبل جميع أصحاب المصلحة.
عندما يتفق أصحاب المصلحة، يمكن اختبار الإجراء المناسب في الوقت الفعلي. وبمجرد نجاح الاختبارات واستكمال التكرارات، يمكن عرض الإجراء على المجموعات لاستخدامه في الميدان.
يتولى النظام إدارة العملية من خلال تعيين المهام للأفراد المثاليين وإرسال التنبيهات والتذكيرات والتصعيدات حسب الضرورة، وتغيير الطلب على الورق والمكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني وجداول البيانات والمؤتمرات. ويضمن تقدم المهام بسلاسة، وبدء المهمة التالية بمجرد اكتمال المهمة السابقة، مما يؤدي إلى إكمال الإجراء بالكامل.